第(2/3)頁(yè) 5.會(huì)議的時(shí)間不可太長(zhǎng) 據(jù)生理學(xué)家研究表明，參加開會(huì)和討論時(shí)，人的腦力最佳狀態(tài)只能保持40～45分鐘，人在生理上產(chǎn)生疲勞感的界限是1小時(shí)。超過這個(gè)界限，與會(huì)者的注意力就會(huì)松懈，會(huì)場(chǎng)上就會(huì)出現(xiàn)竊竊私語(yǔ)和輕微的騷動(dòng)。在這種情況下，主持者如果堅(jiān)持繼續(xù)開會(huì)，多數(shù)發(fā)言者就只能重復(fù)別人的發(fā)言，而顯現(xiàn)不出創(chuàng)見。生理學(xué)家們給這種狀態(tài)專門取了個(gè)名稱，叫作“反面活動(dòng)階段”。在這個(gè)階段，主持者會(huì)很難駕馭與會(huì)者，這一階段通過的決議，容易帶上“激進(jìn)”的色彩。如果會(huì)議開得過長(zhǎng)，許多與會(huì)者一心想快點(diǎn)散會(huì)，將會(huì)對(duì)通過的決議采取無所謂的態(tài)度。因此，最緊湊、最有效的會(huì)議，一般不應(yīng)超過1小時(shí)。多數(shù)與會(huì)者需要30～40分鐘才能恢復(fù)良好的自我感覺，這樣才能保持良好的會(huì)議效果。 6.要避免炫耀自己的業(yè)績(jī) 上司在會(huì)上吹噓自己的業(yè)績(jī)，以此想抬高自己的威望，其結(jié)果必然適得其反。一般情況下，與會(huì)者對(duì)他所欣賞的人的心理狀態(tài)是，希望從上司的談吐中，得到如何把工作搞好的啟發(fā)，而不是想聽他過去的“豐功偉績(jī)”。 ●言之有度，掌握時(shí)機(jī)和分寸 開會(huì)時(shí)往往有這種情況：有時(shí)大家意見比較集中，而會(huì)議主持人卻不能及時(shí)總結(jié)，提請(qǐng)大家轉(zhuǎn)入另一項(xiàng)議題，便出現(xiàn)了冷場(chǎng)，拖延了時(shí)間；在征求大家意見時(shí)，有的人一聲不吭，有的人翻來覆去，談不到點(diǎn)子上，越扯越遠(yuǎn)；也有時(shí)人們爭(zhēng)論不休，互不服氣…… 會(huì)議上發(fā)生了冷場(chǎng)、爭(zhēng)論、跑題等情況怎么辦？這就要求會(huì)議主持人能夠細(xì)致了解會(huì)議進(jìn)程，掌握與會(huì)人員的心理，恰到好處地、適時(shí)地對(duì)會(huì)議進(jìn)行引導(dǎo)。意見基本一致時(shí)，立即終止；意見大同小異時(shí)，允許求同存異，及時(shí)終止；很難一致時(shí)，下次再議；對(duì)于離題太遠(yuǎn)的發(fā)言，會(huì)議主持者可尋找時(shí)機(jī)予以引導(dǎo)、提醒，拉回到正題。為了不分散大家的精力，不浪費(fèi)大家的時(shí)間，不沖擊會(huì)議的中心議題，主持者必須十分注意掌握講話的時(shí)機(jī)和火候。 除此之外，會(huì)議主持者還要注意掌握說話的分量和分寸。這也是“度”的一種要求。 語(yǔ)言的分量是由詞意和態(tài)度兩個(gè)主要因素構(gòu)成的。詞意是指語(yǔ)言的本意，態(tài)度是指表達(dá)時(shí)所持的表情和情緒。比如，上司在主持會(huì)議時(shí)，要批評(píng)下級(jí)人員的工作差錯(cuò)或較大的失誤，這里就有個(gè)分量問題。如果是個(gè)別的、一般性的差錯(cuò)，而批評(píng)的分量過重，未免有小題大做之嫌，被批評(píng)者不服氣，大家也不滿意。如果是較大失誤，而批評(píng)分量過輕，既達(dá)不到教育當(dāng)事人的目的，又給大家一種袒護(hù)當(dāng)事人、文過飾非之感，不能使人聞?wù)咦憬?。?dāng)然，不做具體分析，以理服人，而是無限上綱、亂批一通，也不會(huì)有好效果。因此，根據(jù)問題的性質(zhì)、程度，在講話的時(shí)候，就有一個(gè)輕重之間怎樣才算適宜的分寸問題。 分寸是衡量語(yǔ)言分量的尺度。而要把握好分寸，一是注意詞意上的細(xì)微差別，尤其是同義詞、近義詞之間的細(xì)微差別，二是注意態(tài)度和語(yǔ)調(diào)的區(qū)別，這種分寸也是會(huì)影響到分量的。我們的目的是，既要弄清問題，又要教育下屬。指出問題的嚴(yán)重性，進(jìn)行嚴(yán)肅的批評(píng)，不一定非要大嗓門、聲色俱厲不可。語(yǔ)言尖刻，態(tài)度粗暴，甚至出口傷人，以挖苦、諷刺、嘲笑他人為樂事，必定造成對(duì)方的反感和抵觸，不利于問題的解決，也不利于團(tuán)結(jié)。 ●因會(huì)制宜，善于調(diào)動(dòng)大家的情緒 第(2/3)頁(yè)